Deliveries setzt neue Maßstäbe

Warum in eine professionelle Softwareverteil- und Managementlösung investieren

Wir haben die wichtigsten Fragen rund um das Thema Anschaffung einer professionelle Sofwareverteil- und Software Management Lösung gesammelt und stellen hier die Antworten – thematisch geordnet zur Verfügung.

Mit fortschreitender Digitalisierung hängen immer mehr betriebliche Abläufe von Software ab. Dass die Mitarbeiter die Software nutzen können, sichert den Betriebsablauf, garantiert die Weiterentwicklung des Geschäfts. Nicht zuletzt hängt der ROI der Investition davon ab.

Eine professionelle Lösung zur Softwareverteilung und zum Software Management stellt sicher, dass angeschaffte Software schnell und unproblematisch im Unternehmen zum Einsatz kommt. Und – ein interessanter Nebeneffekt – Sie sorgt auch dafür, dass die Verantwortlich den Überblick behalten, welche Software installiert ist und welche Programme Mitarbeiter tatsächlich nutzen.

Ist es möglich, zu messen, wie wichtig Software für ein Unternehmen ist?

Prinzipiell ja, aber die Aufgabe kann sehr komplex sein. Es gibt unterschiedliche Betrachtungsmöglichkeiten. Für kaufmännische Entscheider ist das Ergebnis einer Studie des Marktforschungsunternehmens Gartner interessant, nach der bereits in den kommenden Jahren Software im Schnitt 15 Prozent der Betriebskosten eines Unternehmens ausmachen. Eine ähnliche Rechnung kann Ihr Kontrolling gemeinsam mit der IT ebenfalls anstellen.

Ein anderer Ansatz ist es, zu ermitteln, welche Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle mit dem Einsatz von Software zusammenhängen und welche Tätigkeiten Mitarbeiter am Computer erledigen. Hier ist eine gemeinsame Analyse von Controlling, Fachabteilungen und der IT erforderlich.

Eine weitere Fragestellung ist: Wie hoch ist der Produktivitätsausfall des Unternehmens oder eines Mitarbeiters, wenn die IT steht oder ein einzelner Arbeitsplatz etwa für eine Stunde ausfällt. Ein anderes interessantes Rechenbeispiel: Wieviel Zeit verschwendet ein Mitarbeiter oder eine Abteilung, weil sie eine Anwendung nicht richtig nutzen kann und der Workaround viel aufwändiger ist.

Viele große Unternehmen haben die Bedeutung des Themas längst erkannt. Aber selbst im gehobenen Mittelstand ist es noch vielfach unterschätzt.

Welche Kosten kann manuelle Softwareverteilung im Geschäftsbetrieb verursachen?

Software übernimmt immer mehr Aufgaben, die Unternehmen in der Vergangenheit manuell erledigt haben. Sie ist ein wesentliche Tool, die Effizienz eines Unternehmens zu steigern. Bestimmte Geschäftsmodelle werden überhaupt erst durch den Einsatz von Software möglich.

Fehlgeschlagene Installationen beeinträchtigen den Geschäftsbetrieb, individuelle Workarounds frustrierter Anwender komplizieren die Abläufe und beeinträchtigen das Betriebsklima. Diese Faktoren kosten Unternehmen viel Geld. Allerdings sind tatsächlichen Kosten sehr schwer zu messen.

Ein weiterer Kostentreiber ist besser erforscht: Branchenanalysten des Verbandes Business Software Alliance schätzen, dass rund 30 Prozent der Sofware in Unternehmen mehrfach, falsch oder überhaupt nicht lizensiert sind. Der Grund: Gerade in großen Organisationen, die bis zu 1500 verschiedene Anwendungen im Einsatz haben, ist es ohne professionelle Tools schwierig, den Überblick zu behalten.

Welche Kosten kann manuelle Softwareverteilung in der IT verursachen?

Die Sofwareverteilung und das Patch-Management gehören zu den ganz großen verborgenen Kostentreibern in der IT. Denn fehlgeschlagene Installationen bremsen den Geschäftsbetrieb, stören das Betriebsklima und machen manuelles Troubleshooting notwendig. Dabei sind die tatsächlichen Kosten nur schwer zu bemessen, weil Administratoren viele zeitintensive Tätigkeiten – wie etwa Fehlersuche und Troubleshooting bei fehlgeschlagenen Installationen – manuell durchführen und nicht erfassen.

Warum können fehlgeschlagene Installationen schnell teuer werden?

Einerseits schlägt der Arbeitsausfall des Anwenders zu Buche. Andererseits kann es lange dauern, bis eine fehlgeschlagene Installation überhaupt auffällt. Etwa bei kaufmännischen Anwendungen wie der Gehaltsabrechnung, die einmal im Monat gebraucht wird, dann aber funktionieren muss.

Außerdem ist die Fehlersuche sehr aufwändig. Häufig müssen sich die Administratoren auf den Weg zum Anwender machen, die Ursache klären und die Software von Hand nachinstallieren.

Welche Herausforderungen bringt der Einsatz von Software mit sich?

Die richtige Lizenzierung ist häufig problematisch. Denn längst nicht jedes Unternehmen hat einen Überblick darüber, welche Anwendungen lizensiert sind und welche die Anwender auch tatsächlich nutzen. Eine professionelle Softwareverteil- und Managementlösung sollte Schnittstellen zu Lizenzmanagementsystemen bieten oder IT-Verantwortliche mit einer Inventarisierungsfunktion unterstützen.

Der Roll-Out neu angeschaffter Applikationen ist keine triviale Aufgabe. Einen Großteil der Software installieren Unternehmen noch manuell. Gewachsene Client- und Serverlandschaften mit heterogenen Geräteflotten erschweren die automatisierte Installation ebenso wie eine unterschiedliche Softwareausstattung.

Die richtige Installation neu angeschaffter Software, so dass der Anwender damit sein Tagesgeschäft erledigen kann, ist gerade in heterogenen Umgebungen mit unterschiedlichsten Clients, Hardware-Ausstattung und Software-Ständen kein Kinderspiel.

Die Aktualität der eingesetzen Programme: Da sich die Cybercrime-Industrie Schwachstellen veralteter Software zunutze macht, muss die eingesetzte Software stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Wie lassen sich Geld und Zeit bei der Softwareverteilung sparen?

Gute Planung und ein hoher Grad an Automatisierung und Standardisierung vermeidet Probleme bereits im Vorfeld und schont das IT-Budget. Das ist die Basis für den Einsatz einer professionellen Softwareverteil- und Managementlösung. Eine professionelle Softwareverteil- und Managementlösung sollte ein strukturiertes Vorgehen unterstützen.

Was sind die Herausforderungen bei der Installation von aktueller Software?

Neben der IT, die für die Installation und den Betrieb der Software verantwortlich ist, muss ein Anwendungsverantwortlicher beurteilen, ob alle gewünschten Funktionalitäten der Anwendung tatsächlich nach der Installation verfügbar sind, der User Acceptance Test.

Die Vielfalt an Versionen und möglicher Add-Ons bzw. Plug-Ins, die für Anwendungen verfügbar sind, machen die Installation von aktueller Software zu einer kniffligen Aufgabe.

Anwendungspakete, die der Hersteller ständig erweitert bzw. im Funktionsumfang verändert, wie Office 365, machen es den Verantwortlichen schwer, ständig, den aktuellen Stand und Funktionsumfang zu beurteilen.

Die Zahl der virtuellen Desktops wächst stetig an. Diese erfordern andere Managementkonzepte als klassische Arbeitsplätze.

Ein Blick auf die Cluebiz-Kunden deckt sich mit Schätzungen von Branchenexperten, dass bereits bei mittelständischen Unternehmen durchschnittlich rund 500 verschiedene Anwendungen im Einsatz sind. Bei Großkonzernen erhöht sich diese Zahl schnell auf 1500 Programme.

Was ebnet den Weg für einen guten Roll-Out?

Wichtig ist es, im Vorfeld einen möglichst guten Überblick über die Anforderungen der Anwender aber auch ein vollständiges Inventar der Systemlandschaft des Unternehmens zu haben.

Die Standardisierung und intelligente Automatisierung aller Vorgänge ist sinnvoll – von der Erstellung der Pakete bis zur Verteilung, da die IT-Administratoren so Fehlerquellen ausschließen und manuelle Fehlersuche und -behebung vermeiden.

Die Dokumentation sämtlicher Schritte erleichtert die Fehlersuche, sollte eine Installation fehlschlagen oder die Software nicht wie gewünscht arbeiten.

Warum schlagen Installationen fehl?

Die passenden Rechte, die richtige Ausstattung, die notwendigen Treiber, mögliche App-Blocker: Die Gründe, warum eine Installation fehlschlägt können vielfältig sein, selbst wenn das Installationspaket in Ordnung war.

Anwender Clients sind keine starren Systeme. Sie verändern sich mit vielen Administratoren- und Anwender-Aktionen und nach Patches. Und sie sind in ein Netzwerkumfeld eingebunden, das sich ebenfalls ständig verändert.

„Die Softwareverteilung ist ein kritischer Prozess... Fehler bei der Softwareverteilung können Störungen und Ausfälle an einer großen Zahl von Arbeitsplatzrechnern nach sich ziehen.“
Quelle: Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Softwareverteilung

„Ganz früher haben wir Software von Disketten installiert“, erinnert sich Adrian Huber, Geschäftsführer und technischer Leiter von Cluebiz. Mit immer größeren Anwendungen waren CDs, dann DVDs die Medien der Wahl. Noch heute verteilen und installieren viele IT-Abteilungen Anwendungen, Updates und Patches von Hand per USB-Stick.

Am Anfang war das Paket

Schließlich kamen die ersten Installationsprogramme, die auch über Deinstallationsroutinen verfügten – die erste Revolution der Softwareverteilung. Installationspakete waren geboren und verbreiteten sich in unterschiedlichen Formaten – auch abhängig von der jeweiligen Softwareverteillösung. Es gibt heute spezialisierte Anbieter von Installationspaketen wie Chocolatey.org, eine Open Source Community, die eine große Software Bibliothek zur Verfügung stellt. Zu dieser tragen ihre Mitglieder aktiv bei.
Einen ähnlichen Ansatz verfolgt Microsoft Winget. An Unternehmen wendet sich der Microsoft Business Store, ein App-Store, der einige wichtige Anwendungen enthält.

Der Anfang professioneller Softwareverteilung

Mit komplexeren IT-Landschaften und der zunehmenden Bedeutung von Software in Unternehmen entstanden die ersten professionellen Softwareverteil-Lösungen. Denn gerade in Großunternehmen waren die Prozesse manuell nicht mehr abzubilden. Die zweite Revolution, die automatisierte Softwareverteilung hatte begonnen.

Die Pioniere waren Matrix 42 mit Empirum, Brainware Columbus und Baramundi mit der Management Suite. Mit Systems Center Manager brachte Microsoft Anfang der 2000er eine mächtige Enterprise-Lösung auf den Markt.

Windows Datei Manager und Windows Benutzeroberfläche dienten als Inspiration für die Bedienung. Die enorme Komplexität der Aufgabe, gewachsene IT-Strukturen abzubilden, Software zu verteilen und zu verwalten, beherrschten nur mächtige und selbst komplexe Systeme. Diese Systeme erforderten wiederum Spezialisten, die sie bedienen und beherrschen. Es entstanden die ersten auf Softwareverteilung spezialisierten Dienstleister. Die Anbieter schulten und zertifizieren hochspezialisierte Experten.

Mit weiterentwickelten Lösungen sind Matrix 42 und Baramundi noch heute wichtige Anbieter am Markt.

Mit Intune hat Microsoft einen modernen Nachfolger von Systems Center Manager auf den Markt gebracht, der allerdings nur über einen Bruchteil der ursprünglichen Funktionalität verfügt und Unternehmen bis etwa 200 Arbeitsplätze adressiert. Die Lücke schließen die Add-On-Tools unterschiedlicher Microsoft Partner.

„Wir haben die Leistungsfähigkeit dieser mächtigen technischen Lösungen immer bewundert“, erinnert sich Adrian Huber. Als erfahrener Spezialist könne man für seine Kunden bzw. die Fachabteilugen interessante Aufgaben bewältigen. „Aber als Consultants haben wir gewusst, dass es einer dritten Revolution bedarf, damit der Anwender und standardisierte Prozesse in den Mittelpunkt rücken.“

Die dritte Revolution – die Cloud

Mit der Verbreitung des Internet und der Markteinführung des iPhones waren die Voraussetzungen für die dritte Revolution der Softwareverteilung plötzlich greifbar. „Was, wenn wir Software über die Cloud verteilen können. Und was, wenn die Bedienung plötzlich so einfach ist, wie bei einem iPhone“, das habe seine Kollegen und ihn in der Entwicklung inspiriert.

Das Ergebnis ist Cluebiz Deliveries. Ein leistungsstarkes Verteiltool aus der Cloud, das alle für die Softwareverteilung und das Softwaremanagement wichtige Werkzeuge bereits mitbringt – etwa eine einfache Inventarisierung, eine integrierte Ticket- und Messagingsoftware oder ein Backup-Tool, das Clients vor der Installation sichert.

„Wir haben uns Gedanken über den idealen Verteilprozess gemacht und diesen in Software abgebildet“, erklärt Adrian Huber. Dabei sei eine wesentliche Überlegung gewesen, die bekannten Komplexitäten zu reduzieren. Das geschieht wesentlich mittels Standardisierung und Automatisierung. „Unser System fördert und unterstützt eine systematische Arbeitsweise der Administratoren. Alle wiederkehrenden Standardtätigkeiten soll Deliveries automatisiert selbstständig erledigen und das möglichst remote über die Cloud.“ Das reduziert Fehlerquellen und verschafft der IT Freiraum.

• Warum müssen die richtigen Anwendungen auf den Arbeitsplätzen verfügbar sein?

  Es ist wichtig, damit die Kollegen aus den Fachabteilungen arbeiten können und der Unternehmensbetrieb fehlerfrei läuft. Das allerdings ist weder selbstverständlich noch trivial: Die richtige Software in der richtigen Version, richtig lizensiert auf den richtigen Clients im richtigen Funktionsumfang installiert ist und richtig läuft – auf dem Weg zum reibungslosen Betrieb gibt es eine ganze Reihe von Fußfallen und Aufgabenstellungen.

  Falsche Anwendungen, nicht richtig funktionsfähig, vernichten nicht nur Produktivität. Sie halten auch die IT-Administratoren auf Trab und vergiften häufig genug das Betriebsklima.

• Ist Softwareverteilung eine einfache Sache, die die IT so nebenbei erledigt oder empfiehlt es sich ein professionelles Tool einzusetzen?

  Was auf den ersten Blick einfach klingt, erweist sich im Tagesgeschäft häufig als kleinteilige, arbeitsaufwändige Aufgabe. Die Komplexität einer IT-Landschaft erschwert die Aufgabe ebenso wie zum Beispiel die Fehlersuche, wenn eine Installation fehlschlägt.

• Was ist zwischen Anschaffung und Nutzung von Software zu erledigen?

  Zwischen Anschaffung und Nutzung steht der komplexe Prozess der Verteilung von Software und Updates bzw. Patches.

• Was genau macht Softwareverteilung und Softwaremanagement so komplex?

  Das liegt an der Software selbst: Jede Anwendung kommt mit unterschiedlichen Lizenzprogrammen, Betriebssystem- und Sprachvarianten, unterschiedlichen Funktionsumfängen, häufig Erweiterungen und Plug-Ins, einer manchmal jahrzehntelangen Versionsgeschichte sowie einem beständigen Update- und Patch-Bedarf über die gesamte Lebensdauer. Eine weitere Komplexität stellen gewachsene IT-Landschaften mit stark heterogenen Clients oder Servern dar.

• Was gilt es insbesondere in großen Unternehmen hinsichtlich der Softwareverteilung zu beachten?

  Vor allem in großen Unternehmen kommen häufig sehr vielschichtige Software-Verteilsysteme zum Einsatz. Hier sind die richtigen Formate für die Installationspakete zu bedenken, die die Software-Verteillösung verarbeiten kann. Aktuell promotet Microsoft das MSX-Format, mit dem sich allerdings längst nicht jede IT-Abteilung beschäftigt hat.

• Warum gestaltet sich die Softwareverteilung als komplexes Unterfangen und was bedeutet das für die IT-Abteilung?

  Bereits in mittelständischen Unternehmen sind nicht selten 500 verschiedene Software-Pakete im Einsatz – vom Betriebssystem und Middleware über Datenbanken, Büroanwendungen und Branchensoftware bis hin zum exotischen Reader, den ein Kollege aus dem Marketing „eben schnell heruntergeladen“ hat, weil er dringend ein Dokument lesen wollte, ohne „gleich die IT einzuschalten“ und ohne die Unternehmensrichtlinien bis ins Detail zu kennen.

  Der zweite Faktor der Komplexität ist Bestand und Bedarf innerhalb der Organisation. Längst nicht jede IT-Organisation überblickt das gesamte Software-Inventar und weiß, welche Applikationen tatsächlich in Benutzung sind und welche angeschafft wurden, „weil der Kollege das unbedingt braucht“, aber längst nicht mehr damit arbeitet.

  Die dritte Dimension der Komplexität sind die jeweiligen Arbeitsplätze und deren Anwender. Heterogene Client-Flotten, häufig mittelgut geklärte – und hart umkämpfte – Rechte der Anwender, das Risiko unverträglicher Anwendungen sowie ungeklärte Software-Stände – etwa bei Betriebssystemen oder Browsern aber auch bei Anwendungen. Eine zusätzliche Aufgabenstellung bilden virtuelle Arbeitsplätze, die sich angesichts der aktuellen Krisenlage immer schneller verbreiten sowie Mitarbeiter in Homeoffices oder Niederlassungen ohne eigenes IT-Know-how vor Ort.

  Aufgabe der IT ist es, diese Dimensionen zu beherrschen und „nebenbei“ den Betrieb am Laufen zu halten. Ohne professionelle Softwareverteil- und Managementlösungen keine einfache Aufgabe.

• Wie bekommt man die Komplexität der Softwareverteilung in den Griff?

  Hierfür empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen, das idealerweise in einem vollständig definierten Prozess mündet. Dieses sollte möglichst wenig manuelle Tätigkeiten vorsehen, nicht nur weil diese potenzielle Fehlerquellen darstellen (etwa wenn der Azubi mit einer Excel-Tabelle bewaffnet IST-Stände erfassen, oder fehlgeschlagene Installationen bereinigen soll). Sondern auch um wertvolle IT-Ressourcen zu entlasten und Freiräume für wichtige Aufgaben zu schaffen anstatt sie mit vermeidbaren Standardtätigkeiten zu blockieren.

  Für das Beherrschen der Komplexität sind vier Phasen bzw. Aufgabenstellungen zu bedenken:
  - Sorgfältige Analyse und Planung an deren Ende ein durchgängiger Prozess steht
  - Standardisierung von Soft- und Hardware
  - durchgängige Automatisierung möglichst großer Teile des Prozesses
  - Dokumentation aller Schritte

• Was ist vor einer Software-Einführung unbedingt notwendig? Und warum?

  Eine korrekte Bestandsaufnahme ist bereits im Vorfeld einer Software-Einführung wesentlich. Denn falsche Lizenzierung sorgt häufig für zu hohe Anschaffungskosten. In den meisten Fällen sind Unternehmen überlizenziert und bezahlen zu viel.

• Welche Punkte beinhaltet eine Bestandsaufnahme vor der Einführung von Software?

  Wichtig ist es nicht nur, herauszufinden, welche Anwendungen im Unternehmen verbreitet sind, sondern welche die Mitarbeiter auch tatsächlich nutzen. Vielfach finden sich ungenutzte Lizenzen oder installierte Anwendungen, die niemand (mehr) einsetzt. In vielen Fällen haben die Applikationen den falschen Funktionsumfang. Selten ist dieser zu klein. Ein besonders schönes, weil aktuelles Beispiel sind die verfügbaren Microsoft Office Pläne.

• Warum ist der Einsatz intelligenter Analyse-Tools für die Bestandaufnahme von Vorteil?

  Der Einsatz intelligenter Analyse-Tools ist nicht nur organisatorisch sinnvoll. Die so erstellte Liste ist zuverlässig richtig, manuelle Fehleingaben, Medienbrüche und Kommunikationsprobleme – „das ist meine allerwichtigste Anwendung, die brauche ich unbedingt“ – sind ausgeschlossen.

• Welchen Zeitraum sollte die Analyse im Zuge der Bestandsaufnahme vor der Softwareverteilung umfassen?

  Um herauszufinden, welche Software tatsächlich im Einsatz ist, ist es wichtig, die Analyse über einen längeren Zeitraum als ein Jahr laufen zu lassen. Denn einige Anwendungen sind zyklisch im Einsatz, Stichwort Lohn&Gehalt (monatlich) oder Jahresabschluss.

• Warum zahlt sich eine Analyse im Zuge der Bestandsaufnahme vor der Softwareverteilung auch wirtschaftlich aus?

  Der damit verbundene Aufwand lohnt sich bereits, wenn alte Lizenzen aussortiert und nur noch die wirklich benötigten im Einsatz sind. Auch für die Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs ist er eine wesentliche Grundlage.

• Was ist das A und O bei einem erfolgreichen Roll-Out von Software?

  Patches und Updates, Anwendereingriffe und Modifikationen an den Berechtigungen verändern Clients permanent. Nur wer seine Clients kennt, kann erfolgreich Software ausrollen. Benötigt die Software zum Betrieb beispielsweise einen USB-Dongle, muss die Schnittstelle vorhanden und freigegeben sein. Die passenden Treiber müssen installiert, App-Blocker, die eine Installation verhindern, deaktiviert sein.

• Was sind bei der Softwareverteilung Kriterien für Erfolg?

  Zunächst stellt die Masse der gelungenen Installationen ein Erfolgskriterium dar.

  Daneben bereiten die wenigen Installationen, die fehlschlagen und besonders die, deren Scheitern die IT nicht bemerkt, hartnäckigen Ärger.

• Worin besteht der Ärger, den fehlgeschlagene Installationen mit sich bringen?

  Sie verursachen Anwendern Frust – häufig langfristig, weil sie sich komplizierte Workarounds ausdenken und die Software nicht richtig benutzen. Das geschieht teils aus Unwissenheit, teils aus Rücksichtnahme um die Kollegen aus der IT nicht mit meinen Kleinigkeiten zu belasten. Es vernichtet Produktivität und sorgt für Spannungen im Unternehmen.

  Sie sorgen bei der IT aber auch für unnötige Arbeit, weil sie häufig manuell nacharbeiten muss – und den Unmut der Kollegen ertragen.

• Wie lässt sich das Leben mit Soft- und Hardware erleichtern?

  Bei Soft- und Hardware empfiehlt sich dringend die Komplexität durch Standardisierung zu reduzieren. Genau wie der vierte PDF-Generator bringen auch exotische PCs den Support an seine Grenzen und verkomplizieren die Software-Verteilung unnötig.

  Sinnvoll ist eine Definition des typischen Arbeitsplatzes je nach Abteilung oder Tätigkeit in Absprache mit den Fachabteilungen. Es empfiehlt sich, verfügbare Soft- und Hardware, für die dann auch der Support sichergestellt ist, in einer Art Warenkorb vorzuhalten.

  Sind die Standards definiert, ist es einfach Profile für die Software-Verteilung zu erstellen.

• Was ist essenziell für eine passgenaue Auswahl der Software seitens der IT?

  So wichtig wie die Kenntnis von Soft- und Hardware ist der Faktor Mensch, sprich die Kollegen in der Fachabteilung, die täglich mit der Software arbeiten. Je besser Prozesse, Arbeitsweisen und Gewohnheiten bekannt sind, desto passgenauer kann die IT die Software auswählen und installieren.

• Was hat sich in der Analyse und Planungsphase von Softwareverteilung bewährt?

  Die Benennung von Applikationsverantwortlichen aus der Fachabteilung, die die Anwendung kennen und wissen, welche Funktionen und Features ihre Kollegen benötigen, ist durchaus sinnvoll.

• Welche besonderen Herausforderungen bergen Installationspakete für kleine und große Organisationen?

  Kommen kleine Unternehmen häufig mit handelsüblichen Standardpaketen klar, müssen größere Organisationen auf Besonderheiten achten. Neben dem oben erwähnten Format für eine bereits vorhandene Software-Verteillösung sind Namenskonventionen, Faktoren wie Branding Keys, die ähnlich wie Inventarnummern missbräuchliche Anwendung verhindern, Logos oder andere Parameter zu beachten.

• Wie lassen sich Fehler beim Zusammenstellen von Installationspaketen vermeiden?

  Händisches Zusammenstellen von Installationspaketen kostet nicht nur Zeit, wenn regelmäßig Installationen und Updates anstehen. Sondern es schafft auch reichlich Raum für Fehler. Hier ist intelligente Automatisierung besonders ratsam.

• Was sollte vor einem Roll-Out getestet werden?

  Eine gute Planung sowie ein ausgeklügelter Prozess sind auch beim Roll-Out vorteilhaft. Die IT sollte im Vorfeld in einem sogenannten Basistest die fehlerfreie Installation aus dem Installationspaket auf einem Referenz-PC testen.

• Was sollte nach einer gelungenen Testinstallation erfolgen?

  Nach gelungener Testinstallation sollte der Anwendungsverantwortliche die installierte Software auf Funktionsfähigkeit testen – der sogenannte User Acceptance Test (UAT). Denn eine gelungene Installation bedeutet nicht automatisch einen fehlerfreien Betrieb.

• Bedeutet eine gelungene Testinstallation auch gleich einen fehlerfreien Betrieb?

  Nein.

• Warum ist eine Dokumentation der Installationstests empfehlenswert?

  Die Tests sollten dokumentiert sein für den Fall, dass beim Roll-Out etwas schiefläuft.

• Wann ist eine Automatisierung von Installationstests sowie -dokumentation möglich?

  Bei häufig verwendeter Software ist es möglich, sowohl Test als auch Dokumentation zu automatisieren.

• Ist eine Protokollierung des Roll-Outs notwendig?

  Genau wie Probeinstallation und UAT sollte auch der Roll-Out vollständig protokolliert sein. Fehlgeschlagene Installationen sorgen immer wieder für Ärger und Frustration bei Anwendern wie IT. Zudem sind sie ohne automatisierte Aufzeichnungen nur schwer auszumachen und anschließend zu korrigieren.

• Braucht es ein Backup von zu installierenden Maschinen?

  Ein Backup – inklusive Funktionstest – der zu installierenden Maschinen sollte obligatorisch sein. Im Idealfall ist jede Datensicherung auch dokumentiert.

• Ist das Backup der zu installierenden Maschinen nicht zu aufwändig?

  Manuell ausgeführt ist der Prozess sehr aufwändig. Deshalb empfiehlt es sich, die Datensicherung in einen automatisierten, dokumentierten Installations-Prozess einzubeziehen. Eine Professionelle Softwareverteil- und Managementlösungen sollte diese Aufgabe beherrschen.

• Welche „lästigen Kleinigkeiten“ halten im täglichen Betrieb auf?

  Ein Beispiel hierfür ist die Bürokratie: Nicht jeder IT-Verantwortliche weiß, wo die Lizenzen liegen. Die sollten an zentraler Stelle gespeichert sein, etwa für den Fall eines Hersteller-Audits oder um entstehende Kosten einem Anwender oder einer Kostenstelle zuzuordnen oder ganz einfach, um den Überblick zu behalten.

• Sind Tests und ein gut geplanter Prozess auch bei Updates, Upgrades und Patches erforderlich?

  Updates, Upgrades und Patches, die es für Betriebssystem und Anwendungen gibt, sind ein weiteres wichtiges Thema im Software-Betrieb. Was wichtig für die Sicherheit einer Anwendung ist, muss nicht automatisch nützlich für die Stabilität eines Systems oder anderer Anwendungen sein. Deshalb sollten auch diese getestet sein und in einem gut geplanten Prozess automatisiert ausgerollt werden.

• Warum ist es fatal, dass das Thema Software-Verteilung gerade bei mittelständischen Unternehmen selten Gehör im Management findet?

  Die Ausgaben für Software steigen gerade in Zeiten der Digitalisierung schnell und dauerhaft. Nur ein strukturierter, funktionierender Verteil-Prozess kann die Nutzung sicherstellen, die IT entlasten und einen schnellen ROI garantieren.

• Warum müssen die richtigen Anwendungen auf den Arbeitsplätzen verfügbar sein?

  Es ist wichtig, damit die Kollegen aus den Fachabteilungen arbeiten können und der Unternehmensbetrieb fehlerfrei läuft. Das allerdings ist weder selbstverständlich noch trivial: Die richtige Software in der richtigen Version, richtig lizensiert auf den richtigen Clients im richtigen Funktionsumfang installiert ist und richtig läuft – auf dem Weg zum reibungslosen Betrieb gibt es eine ganze Reihe von Fußfallen und Aufgabenstellungen.

  Falsche Anwendungen, nicht richtig funktionsfähig, vernichten nicht nur Produktivität. Sie halten auch die IT-Administratoren auf Trab und vergiften häufig genug das Betriebsklima.

• Was ist zwischen Anschaffung und Nutzung von Software zu erledigen?

  Zwischen Anschaffung und Nutzung steht der komplexe Prozess der Verteilung von Software. Im laufenden Betrieb wiederholt sich der Prozess der Softwareverteilung mit jedem Update, Upgrade oder Patches.

• Ist Softwareverteilung eine einfache Sache, die die IT so nebenbei erledigt oder empfiehlt es sich, ein professionelles Tool einzusetzen?

  Was auf den ersten Blick einfach klingt, erweist sich im Tagesgeschäft häufig als kleinteilige, arbeitsaufwändige Aufgabe. Die Komplexität einer IT-Landschaft erschwert die Aufgabe ebenso wie zum Beispiel die Fehlersuche, wenn eine Installation fehlschlägt. Ein professionelles Tool verschafft der IT Freiraum, indem es lästige Standardtätigkeiten automatisiert erledigt und dokumentiert.

• Was genau macht Softwareverteilung und Softwaremanagement so komplex?

  Das liegt in der Natur von Software: Jede Anwendung kommt mit unterschiedlichen Lizenzprogrammen, Betriebssystem- und Sprachvarianten, unterschiedlichen Funktionsumfängen, häufig Erweiterungen und Plug-Ins, einer manchmal jahrzehntelangen Versionsgeschichte sowie einem beständigen Update- und Patch-Bedarf über die gesamte Lebensdauer. Eine weitere Komplexität stellen gewachsene IT-Landschaften mit stark heterogenen Clients oder Servern dar.

• Warum gestaltet sich die Softwareverteilung als komplexes Unterfangen und was bedeutet das für die IT-Abteilung?

  Bereits in mittelständischen Unternehmen sind nicht selten 500 verschiedene Software-Pakete im Einsatz – vom Betriebssystem und Middleware über Datenbanken, Büroanwendungen und Branchensoftware bis hin zum exotischen Reader, den ein Kollege aus dem Marketing „eben schnell heruntergeladen“ hat, weil dringend er ein Dokument lesen wollte, ohne „gleich die IT einzuschalten“ und ohne gleich die Unternehmensrichtlinien bis ins Detail zu kennen.

  Der zweite Faktor der Komplexität ist Bestand und Bedarf innerhalb der Organisation. Längst nicht jede IT-Organisation überblickt das gesamte Software-Inventar und weiß, welche Applikationen tatsächlich in Benutzung sind und welche angeschafft wurden, „weil der Kollege das unbedingt braucht“, aber längst nicht mehr damit arbeitet.

  Die dritte Dimension der Komplexität sind die jeweiligen Arbeitsplätze und deren Anwender. Heterogene Client-Flotten, häufig mittelgut geklärte – und hart umkämpfte – Rechte der Anwender, das Risiko unverträglicher Anwendungen sowie ungeklärte Software-Stände – etwa bei Betriebssystemen oder Browsern aber auch bei Anwendungen. Eine zusätzliche Aufgabenstellung bilden virtuelle Arbeitsplätze, die sich angesichts der aktuellen Krisenlage immer schneller verbreiten sowie Mitarbeiter in Homeoffices oder Niederlassungen ohne eigenes IT-Know-how vor Ort.

  Aufgabe der IT ist es, diese Dimensionen zu beherrschen und „nebenbei“ den Betrieb am Laufen zu halten. Ohne professionelle Softwareverteil- und Managementlösungen keine einfache Aufgabe.

• Warum ist es fatal, dass das Thema Software-Verteilung gerade bei mittelständischen Unternehmen selten Gehör im Management findet?

  Die Ausgaben für Software steigen gerade in Zeiten der Digitalisierung schnell und dauerhaft. Nur ein strukturierter, funktionierender Verteil-Prozess kann die Nutzung sicherstellen, die IT entlasten und einen schnellen ROI garantieren.

• Wie bekommt man die Komplexität der Softwareverteilung in den Griff?

  In vielen Kundenprojekten hat sich erwiesen: Je strukturierter und besser vorbereitet das Vorgehen ist, desto besser ist die Komplexität zu handhaben. Idealerweise gibt es einen vollständig definierten, weitgehend automatisierten Prozess zur Softwareverteilung.

  Dieser sollte möglichst wenig manuelle Tätigkeiten vorsehen, nicht nur weil diese potenzielle Fehlerquellen darstellen – etwa wenn der Azubi mit einer Excel-Tabelle bewaffnet IST-Stände erfassen oder fehlgeschlagene Installationen bereinigen soll. Sondern auch, um wertvolle IT-Ressourcen nicht mit vermeidbaren Standardtätigkeiten zu blockieren und Freiräume für wirklich wichtige Aufgaben zu schaffen.

  Der Prozess gliedert sich in vier Phasen bzw. Aufgabenstellungen:

  • Sorgfältige Analyse und Planung
  • Standardisierung von Soft- und Hardware
  • Durchgängige Automatisierung möglichst großer Teile des Prozesses
  • Dokumentation aller Schritte.

• Welche Planungsschritte sind vor einer Software-Einführung erforderlich?

  • Eine Bestandsaufnahme oder Inventarisierung der eingesetzten Anwendungen. Diese sollte idealer Weise bereits vor der Anschaffung erfolgen. Denn Falschlizensierung bzw. Überlizensierung sind keine Seltenheit.
  • Eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Client- und Serverlandschaften, um sicherzustellen, dass die jeweiligen Geräte auch die Voraussetzungen für die Installation und den Betrieb der Software erfüllen.
  • Eine Standardisierung von Arbeitsplätzen inklusive Hard- und Softwareausstattung nach dem Anforderungsprofil der jeweiligen Fachabteilung. Diese Schritt ist in der Praxis häufig schwierig, reduziert aber eine großen Teil der Komplexität.
  • Test von Software, Installation, Updates oder Patches im Vorfeld des Roll Out. Stellt sicher, dass die Installation glückt und der Anwender wie gewünscht mit der Software arbeiten kann.
  • Geplanter, automatisierter Roll-Out der Software
  • Geplante Wartungsfenster oder Patching Days
  • Dokumentation aller Schritte

• Welche Punkte beinhaltet eine Bestandsaufnahme vor der Einführung von Software?

  • Wichtig ist es nicht nur, herauszufinden, welche Anwendungen im Unternehmen verbreitet sind, sondern welche die Mitarbeiter auch tatsächlich nutzen.
  • Vielfach finden sich ungenutzte Lizenzen oder installierte Anwendungen, die niemand (mehr) einsetzt.
  • In vielen Fällen haben die Applikationen den falschen Funktionsumfang. Selten ist dieser zu klein. Ein besonders schönes, weil aktuelles Beispiel sind die verfügbaren Microsoft Office Pläne.

• Wo sind eigentlich die Software-Lizenzen?

  Ein häufige Frage in der IT. Denn nicht jeder IT-Verantwortliche weiß, wo die Lizenzen liegen. Die sollten an zentraler Stelle gespeichert sein, etwa für den Fall eines Hersteller-Audits oder um entstehende Kosten einem Anwender oder einer Kostenstelle zuzuordnen oder ganz einfach, um den Überblick zu behalten. Professionelle Softwareverteil- und Managementlösungen bringen diese Funktionalität mit.

• Warum ist der Einsatz intelligenter Analyse-Tools für die Bestandaufnahme von Vorteil?

  Der Einsatz intelligenter Analyse-Tools ist nicht nur organisatorisch sinnvoll. Die so erstellte Liste ist zuverlässig richtig, manuelle Fehleingaben, Medienbrüche und Kommunikationsprobleme – „das ist meine allerwichtigste Anwendung, die brauche ich unbedingt“ – sind ausgeschlossen.

• Welchen Zeitraum sollte die Analyse im Zuge der Bestandsaufnahme vor der Softwareverteilung umfassen?

  Um herauszufinden, welche Software tatsächlich im Einsatz ist, ist es wichtig, die Analyse über einen längeren Zeitraum als ein Jahr laufen zu lassen. Denn einige Anwendungen (und Module, auf die sie zugreifen) sind zyklisch im Einsatz, Stichwort Lohn & Gehalt (monatlich) oder Jahresabschluss.

• Warum zahlt sich eine Analyse im Zuge der Bestandsaufnahme vor der Softwareverteilung auch wirtschaftlich aus?

  Der damit verbundene Aufwand lohnt sich bereits, wenn alte Lizenzen aussortiert und nur noch die wirklich benötigten im Einsatz sind. Auch für die Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs ist er eine wesentliche Grundlage.

• Was ist das A und O bei einem erfolgreichen Roll-Out von Software?

  Möglichst vollständige Informationen über die Clients bzw. Server, auf denen die Software ausgerollt werden soll. Patches und Updates, Anwendereingriffe und Modifikationen an den Berechtigungen verändern Clients permanent. Nur wer seine Clients kennt, kann erfolgreich Software ausrollen. Benötigt die Software zum Betrieb beispielsweise einen USB-Dongle, muss die Schnittstelle vorhanden und freigegeben sein. Die passenden Treiber müssen installiert, App-Blocker, die eine Installation verhindern, deaktiviert sein.

  Gewachsene Landschaften erschweren den Roll-Out, standardisierte Systeme reduzieren Komplexität und Fehlerquellen.

• Wann ist die Softwareverteilung gelungen?

  Ein Erfolgskriterium ist sicher der Prozentsatz der Systeme, bei denen die Installation geglückt ist. Allerdings bereiten die wenigen Installationen, die fehlschlagen und besonders die, deren Scheitern die IT nicht bemerkt, hartnäckigen Ärger. Gelungen ist das Projekt, wenn es transparent gelaufen ist. Das heißt, dass möglichst viele Systeme installiert und arbeitsbereit sind und die gescheiterten Installationen bekannt.

• Worin besteht der Ärger, den fehlgeschlagene Installationen mit sich bringen?

  • Sie verursachen Anwendern Frust – häufig langfristig, weil sie sich komplizierte Workarounds ausdenken und die Software nicht richtig benutzen. Das geschieht teils aus Unwissenheit, teils aus Rücksichtnahme um die Kollegen aus der IT nicht mit meinen Kleinigkeiten zu belasten.
  • Sie vernichten Produktivität und sorgt für Spannungen im Unternehmen.
  • Sie sorgen bei der IT aber auch für unnötige Arbeit, weil Administratoren häufig manuell nacharbeiten müssen – und den Unmut der Kollegen ertragen, obwohl sie diejenigen sind, die weiterhelfen.

• Wie kann die IT den Betrieb von Soft- und Hardware sicherer und effizienter gestalten?

  Bei Soft- und Hardware empfiehlt sich dringend die Komplexität durch Standardisierung zu reduzieren. Genau wie der vierte PDF-Generator bringen auch exotische PCs den Support an seine Grenzen und verkomplizieren die Software-Verteilung unnötig.

  • Sinnvoll ist eine Definition des typischen Arbeitsplatzes je nach Abteilung oder Tätigkeit in Absprache mit den Fachabteilungen. Es empfiehlt sich, verfügbare Soft- und Hardware, für die dann auch der Support sichergestellt ist, in einer Art Warenkorb vorzuhalten.
  • Sind die Standards definiert, ist es einfach Profile und Schablonen für die Softwareverteilung zu erstellen.

  Natürlich wissen wir, dass die Bereinigung gewachsener Landschaften kein einfacher Schritt ist – psychologisch, denn jemand muss auf liebgewonnene „Sonderlocken“ verzichten – organisatorisch und finanziell. Doch der Aufwand lohnt nicht nur im Hinblick auf die Softwareverteilung. Er kommt dem gesamten IT-Betrieb zugute, denn in einer standardisierte IT-Landschaft kann die IT lästige Tätigkeiten automatisieren. Durch die Effizienzen, die sie bringt, rechnet sich die nötige Investition auch wirtschaftlich (Stichwort ROI).

• Was ist essenziell für eine passgenaue Auswahl der Software seitens der IT?

  So wichtig wie die Kenntnis von Soft- und Hardware ist der Faktor Mensch, sprich die Kollegen in der Fachabteilung, die täglich mit der Hard- und Software arbeiten. Je besser Prozesse, Arbeitsweisen und Gewohnheiten bekannt sind, desto passgenauer kann die IT die Software auswählen und installieren.

• Wie binden wir die Fachabteilungen in die Planungsphase ein?

  In Form von Applikationsverantwortlichen aus den einzelnen Fachabteilungen, die die Anwendung kennen und wissen, welche Funktionen und Features ihre Kollegen benötigen. Diese beraten bei Auswahl der Software und Funktionsumfang. Sie testen die Software vor der Anschaffung und nach der Probeinstallation.

• Was sollte vor einem Roll-Out getestet werden?

  Eine gute Planung sowie ein ausgeklügelter Prozess sind auch beim Roll-Out vorteilhaft.

  • Testinstallation der Software auf einem Referenz PC
  • Basistest: Test der fehlerfreien Installation aus dem Installationspaket auf einem Referenz PC
  • User Acceptance Test (UAT): Funktionstest der installierten Software auf dem Referenz PC durch den Applikationsverantwortlichen

• Bedeutet eine gelungene Testinstallation auch gleich einen fehlerfreien Betrieb?

  Nein. Denn dass die Installation gelungen ist, bedeutet nicht, dass der Anwender mit der Software auch arbeiten kann. Aus diesem Grund ist ein Funktionstest unerlässlich.

• Warum ist eine Dokumentation der Installationstests empfehlenswert?

  Für den Fall, dass beim Roll-Out oder im anschließenden Betrieb Fehler auftauchen, beschleunigt eine Dokumentation die Fehlersuche.

• Wann ist eine Automatisierung von Installationstests sowie -dokumentation sinnvoll?

  Bei häufig verwendeter Software ist es möglich, sowohl Test als auch Dokumentation zu automatisieren. Bei exotischen Programmen, die nur auf wenigen Arbeitsplätzen zum Einsatz kommen, lohnt der Aufwand nicht unbedingt.

• Ist eine Protokollierung des Roll-Outs notwendig?

  Genau wie Probeinstallation und UAT sollte auch der Roll-Out vollständig protokolliert sein. Fehlgeschlagene Installationen sorgen immer wieder für Ärger und Frustration bei Anwendern wie IT. Zudem sind sie ohne automatisierte Aufzeichnungen nur schwer auszumachen und anschließend zu korrigieren. Die Dokumentationsfunktion sollte bei der Auswahl einer professionelle Softwareverteil- und Managementlösungen immer ein wichtiges Kriterium sein.

• Braucht es ein Backup von zu installierenden Maschinen?

  Ein Backup – inklusive Backup-Funktionstest – der zu installierenden Maschinen sollte obligatorisch sein. So kann es nicht zu Datenverlust kommen, sollte es Probleme bei der Installation geben. Etwa wenn eine Maschine nach einer Installation nicht mehr hochfährt. Im Idealfall ist jede Datensicherung auch dokumentiert.

• Ist das Backup der zu installierenden Maschinen nicht zu aufwändig?

  Manuell ausgeführt ist der Prozess sehr aufwändig. Deshalb empfiehlt es sich, die Datensicherung in einen automatisierten, dokumentierten Installations-Prozess einzubeziehen. Eine Professionelle Softwareverteil- und Managementlösungen sollte diese Funktion entweder integriert anbieten oder Schnittstellen zu Datensicherungslösungen mitbringen.

• Sind Tests und ein gut geplanter Prozess auch bei Updates, Upgrades und Patches möglich?

  Updates, Upgrades und Patches, die es für Betriebssystem und Anwendungen gibt, sind ein weiteres wichtiges Thema im Software-Betrieb. Was wichtig für die Sicherheit einer Anwendung ist, muss nicht automatisch nützlich für die Stabilität eines Systems oder anderer Anwendungen sein. Deshalb sollten auch diese getestet sein und in einem gut geplanten Prozess automatisiert ausgerollt werden.

• Was gilt es bei Installationspaketen insbesondere in großen Unternehmen zu beachten?

  Vor allem in großen Unternehmen kommen häufig mächtige Software-Verteilsysteme zum Einsatz. Hier sind die richtigen Formate für die Installationspakete zu bedenken, die die Software-Verteillösung verarbeiten kann. Aktuell promotet Microsoft das MSX-Format, mit dem sich allerdings längst nicht jede IT-Abteilung beschäftigt hat.

• Welche besonderen Herausforderungen bergen Installationspakete für kleine und große Organisationen?

  Kommen kleine Unternehmen häufig mit handelsüblichen Standardpaketen klar, müssen größere Organisationen auf Besonderheiten achten. Neben dem oben erwähnten Format für eine bereits vorhandene Software-Verteillösung sind Namenskonventionen, Faktoren wie Branding Keys, die ähnlich wie Inventarnummern missbräuchliche Anwendung verhindern, Logos oder andere Parameter zu beachten.

• Wie lassen sich Fehler beim Zusammenstellen von Installationspaketen vermeiden?

  Händisches Zusammenstellen von Installationspaketen kostet nicht nur Zeit, wenn regelmäßig Installationen und Updates anstehen. Sondern es schafft auch reichlich Raum für Fehler. Hier ist intelligente Automatisierung besonders ratsam. Bei einigen Anbietern erhalten Sie professionelle Softwareverteil- und Managementlösungen und Installationspakete aus einer Hand. Wir empfehlen, die wichtigsten Anwendungen als Installationspakete für die Mitarbeitern in einem Unternehmens-Softwarekiosk vorzuhalten.